Einsatz von elektronischen Signaturen in der Praxis

Expertenrat IT der IHK Offenbach am Main

Der Expertenrat IT der IHK Offenbach am Main befasst sich mit dem elektronischen Abschluss von Verträgen und den elektronischen Workflow in Unternehmen.

Die Kontaktbeschränkungen im Zuge der Pandemie fördern die Digitalisierung in Unternehmen. Dazu gehört auch die zunehmende Einrichtung von elektronischen Arbeitsabläufen. Lange hielt man elektronische Signaturen für umständlich und blickte bei den Einsparungen nur aufs Porto. Heute haben sich die Abläufe auch bei qualifizierten elektronischen Signaturen deutlich verbessert. Dies ist nicht zuletzt im Einsatz von Fernsignaturen geschuldet, die die Anschaffung von lokalem Equipment nicht mehr erfordern und transaktionsbezogene Zahlungen ermöglichen. Darüber hinaus erkennen Unternehmen immer mehr, dass nicht nur die Portokosten eingespart werden. Vielmehr bringen durchgängig digitale Arbeitsabläufe bei jedem einzelnen Schritt Einsparungen.

Elektronische Signaturen und elektronische Siegel

Elektronische Signaturen sind den eigenhändigen Unterschriften auf Papier nachgebildet und daher natürlichen Personen zugeordnet. Demgegenüber sind elektronisches Siegel juristischen Person zugeordnet und bilden die bekannten Siege von Behörden, Institutionen, aber auch Sachverständigen nach. Sowohl elektronischen Signaturen als auch elektronischen Siegel dass die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein wegen der elektronischen Form abgesprochen werden.

Fortgeschrittene elektronische Signaturen und Siegel

Mathematik und Informatik kennen elektronische Signaturen, die durch kryptografische Verfahren in der Lage sind, Erklärungen, Dokumente oder andere elektronische Dateien einer Person zuzuordnen und nachträgliche Veränderungen sicher erkennbar zu machen. Diese kryptografischen Signaturen sind die Basis der fortgeschrittenen elektronischen Signaturen für natürliche Person und der fortgeschrittenen elektronischen Siegel für Behörden und Institutionen.

Qualifizierte elektronische Signaturen und Siegel

Für qualifizierte elektronische Signaturen und qualifizierte elektronische Siegel sind erhebliche Qualitätsanforderungen gesetzlich vorgeschrieben. Einerseits ist eine Infrastruktur erforderlich, die eine sichere Identifizierung der Aussteller und eine Überwachung der Vertrauensdiensteanbieter gewährleistet. Andererseits werden strenge Anforderungen an die Sicherheit der eingesetzten Verfahren geregelt. Auf dieser Basis hat der Gesetzgeber festgelegt, dass die qualifizierte elektronische Signatur der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist. (In Deutschland gelten hier noch Ausnahmen, beispielsweise für die Kündigung von Arbeitsverhältnissen)

Einsatzbereiche von Signaturen

Qualifizierte elektronische Signaturen können überall dort eingesetzt werden, wo gesetzlich oder vertraglich Schriftform vorgeschrieben und elektronische Form nicht ausgeschlossen ist.

Darüber hinaus können – je nach Einsatzbereich – qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signaturen eingesetzt werden, um Anforderungen der Compliance zu erfüllen. Dabei geht es um steuerrechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen. Auch zu Dokumentationszwecken können qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signaturen dienen.

Im gerichtlichen Verfahren können qualifizierte, aber auch (in eingeschränktem Umfang) fortgeschrittene elektronische Signaturen als Beweismittel genutzt werden.

Fernsignaturen

Die EIDAS-Verordnung von 2014 ermöglicht elektronische Fernsignaturen, bei denen keine Anschaffungskosten für Signaturkarten, Lesegeräte oder Software erforderlich sind und die Kosten pro Transaktion bezahlt werden. Dadurch wird zunächst die Hemmschwelle vor dem Einsatz deutlich gesenkt. Darüber hinaus kann bei Fernsignaturen die Nutzung auf kurze Zeit oder einige wenige Transaktionen begrenzt werden, was auch zur Minimierung der Risiken beiträgt. Durch die Beschränkung auf kurzzeitigen Einsatz können die Kosten auch von demjenigen getragen werden, der letztlich den Vorteil der Digitalisierung in 1. Linie genießt. Beim Abschluss von Verbraucherdarlehensverträgen kann die darlehensgebende Bank und bei befristeten Arbeitsverträgen der Arbeitgeber die Kosten übernehmen.

Weitere Vertrauensdienste

Die EIDAS-Verordnung von 2014 hat weitere Vertrauensdienste geschaffen, die zunehmend auch der Praxis eingesetzt werden. Mit qualifizierten elektronischen Zeitstempeln kann ein Dokument mit einer sicheren Zeitangabe versehen werden und später nachgewiesen werden, wann dieses Dokument geschaffen wurde.

Qualifizierte Zertifikate für die Website-Authentifizierung schaffen die Möglichkeit, Webseiten sicher zur authentifizieren. Nutzer können sich dadurch sicher sein, dass die Webseite tatsächlich dem Unternehmen oder der Institution zugeordnet ist, Betrügern wird sehr schwer gemacht, Fake-Webseiten zu erstellen und die Nutzer zu täuschen. Zuletzt sind im Zuge der Koronahilfen einige solcher Seiten entstanden und haben den Staat und Unternehmen um erhebliche Gelder betrügen können.

weitere Informationen finden sich in der Präsentation:

Expertenratssitzung 2021 Elektronische Signaturen